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Avant de commencer
Pour qui : Équipe habilitée aux formalités ; registre financier accessible selon les droits de facturation. Décisions : manager habilité à facturer.
- Identifier la formalité, le client concerné et le client facturé lorsqu’ils diffèrent.
- Actualiser la synchronisation INPI et disposer des reçus avant de décider du traitement d’un panier.
Le circuit en un regard
- 1Formalité
Dossier et référence
- 2Paniers reçus
Paiements et remboursements séparés
- 3Décision
Qualifier ou exclure avec motif
- 4Preuve
Frais ou avoir retrouvé
Étape 1 sur 6 · Formalités INPI → détail
Retrouver la formalité et son dossier
Comparer la référence, la société, le client facturé et la mission. Pour une création sans SIREN, utiliser le rattachement au projet existant. La validation INPI et la clôture des tâches de mission se vérifient séparément.
À vérifier : La formalité et le projet sont reliés sans créer de client ou de mission en doublon.
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Étape 2 sur 6 · Détail → Paniers et remboursements
Lire chaque événement et son reçu
Utiliser « Actualiser les paniers reçus » après la synchronisation. Examiner séparément chaque paiement et chaque remboursement, sa référence, le HT lorsqu’il est connu, le TTC et son état. Un HT à contrôler ne se déduit pas arbitrairement du TTC.
À vérifier : Chaque panier conserve sa source ; l’arrivée d’un événement ne crée pas automatiquement un frais agrégé.
Étape 3 sur 6 · Paniers et remboursements → Contrôler ce panier
Décider du traitement d’un paiement
Le manager choisit « Préparer un frais à refacturer » ou « Ne pas refacturer, avec motif ». Pour préparer, vérifier le reçu, la date et le traitement de TVA de refacturation, puis enregistrer la décision motivée. Le taux client n’est pas déduit de la TVA du reçu.
À vérifier : La qualification crée un frais source lié au panier ; ce n’est pas encore une ligne de facture client.
Étape 4 sur 6 · Paniers et remboursements → remboursement à contrôler
Rapprocher un remboursement de son traitement client
Rechercher le frais initial et son traitement. Si un avoir client est nécessaire, le faire émettre dans le circuit habituel puis le synchroniser. Choisir « Rapprocher un avoir client émis » et sa ligne correspondante. Le classement sans avoir est réservé au cas où aucun frais n’a été préparé ou facturé.
À vérifier : L’avoir est déjà émis, son montant correspond au remboursement et la décision reste justifiée. Aucun avoir n’est créé automatiquement par ce registre.
Étape 5 sur 6 · Paniers et remboursements → Anciens montants agrégés à rapprocher
Rapprocher les anciens montants agrégés
Utiliser « Rapprocher ce montant » seulement après vérification de la correspondance exacte avec les paniers. Le rapprochement réutilise le frais existant. Si les montants ou les preuves ne concordent pas, conserver le point à contrôler.
À vérifier : La somme exacte des paniers est justifiée ; aucun frais supplémentaire n’est créé pour refaire l’historique.
Étape 6 sur 6 · Frais avancés puis Facturation
Suivre les honoraires et les frais jusqu’à leur facture
Retrouver les frais qualifiés, leurs préparations et la facture éventuelle. Contrôler séparément les honoraires convenus et la comptabilisation des reçus fournisseur.
À vérifier : Un panier qualifié, un reçu comptabilisé ou une formalité marquée facturée ne remplace pas la preuve de facture client.
Vérification de vos accès…
Ce qui déclenche une facture
Actualiser conserve les événements sources. Qualifier un paiement peut créer un frais à préparer ensuite. Rapprocher un ancien montant réutilise le frais existant ; rapprocher un remboursement utilise un avoir client déjà émis. Les événements INPI ne s’ajoutent pas aux frais ou aux factures dans le pilotage.
En cas de blocage
Le reçu ou le montant HT manque
Récupérer et vérifier la source avant de qualifier. Le montant TTC seul ne justifie ni la base HT ni le traitement de TVA client.
Un remboursement demande un avoir
Retrouver d’abord ce qui a été préparé ou facturé. L’avoir se crée dans le circuit habituel, puis sa ligne synchronisée est rapprochée ici ; ne pas saisir un nouveau frais négatif pour effacer l’alerte.
Un ancien total ne correspond pas aux paniers
Faire vérifier la composition et les décisions précédentes. Le rapprochement exige une somme exacte ; ne pas modifier artificiellement un panier pour obtenir l’égalité.
La source a changé ou la lecture est bornée
Recharger les données et examiner le motif. Une nouvelle information peut rouvrir un point de contrôle ; une fenêtre partielle ne permet pas de conclure que tous les paniers sont traités.
Contrôle de fin
- Formalité, client concerné et client facturé vérifiés.
- Chaque panier ou remboursement a un état compréhensible.
- Reçu, montant et décision motivée conservés.
- Frais historique réutilisé ou avoir émis retrouvé, sans double comptage.
Ces repères de lecture ne valident aucune étape dans votre dossier.