Parcours existant · code vérifié
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Avant de commencer
Pour qui : Collaborateurs et managers qui accompagnent un porteur de projet ; le client complète son formulaire personnel.
- Rechercher d’abord le prospect, la personne physique et ses projets. Si le projet existe, utiliser « Ouvrir le projet » pour le reprendre.
- Un projet correspond à une nouvelle société. Pour un client existant qui crée personnellement une société, partir de sa fiche personne physique. Partir d’une société existante lorsqu’elle crée une filiale.
- Prévoir le manager et le chargé de dossier. Le démarrage de la mission nécessite un type de mission juridique ponctuelle actif, avec un workflow actif configuré.
Choisir votre point de départ
- 1Nouveau prospect
Depuis sa fiche prospect
- 2Déjà client
Depuis la personne physique
- 3Filiale
Depuis la société mère
Étape 1 sur 12 · Prospects → fiche du prospect → Projets de création de société
Cas A — Le porteur est un prospect
Ouvrir le prospect puis cliquer sur « Nouveau projet ». Si le prospect n’existe pas, créer d’abord sa fiche. Passer ensuite à « Préparer le nouveau projet ». Il n’est pas nécessaire de convertir le prospect en client pour préparer la création.
À vérifier : Le bon prospect est sélectionné ; son statut commercial est conservé pendant la collecte.
Vérification de vos accès…
Étape 2 sur 12 · Personnes physiques → fiche de la personne → Projets et sociétés
Cas B — Le porteur est déjà client du cabinet
Rechercher la personne qui porte la création, ouvrir sa fiche puis cliquer sur « Nouveau projet » dans les projets de création de société. Si aucune fiche ne correspond, créer la personne après cette vérification. Passer à « Préparer le nouveau projet ». Exemple : un dirigeant déjà suivi crée une nouvelle activité à titre personnel ; le projet part de sa personne physique.
À vérifier : La personne existante est réutilisée. Il n’est pas nécessaire de recréer un prospect ou de rattacher la nouvelle société à son ancienne société.
Vérification de vos accès…
Étape 3 sur 12 · Clients → fiche de la société mère → Connaissance → Créations et filiales
Cas C — Une société existante crée une filiale
Cliquer sur « Créer une filiale », puis passer à « Préparer le nouveau projet ». Un dossier distinct sera ouvert pour la filiale ; la société mère reste l’origine du projet.
À vérifier : La fiche ouverte est bien celle de la société mère. Le lien de filiation ne désigne pas automatiquement cette société comme destinataire de la facture.
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Étape 4 sur 12 · Fenêtre « Préparer le projet de création »
Préparer le nouveau projet
Renseigner le nom du projet, même provisoire, puis choisir Essentiel ou Approfondi. Pour reprendre des informations connues, cocher « Examiner les informations déjà connues… » et relire les propositions. Renseigner le type de mission, le manager et le chargé de dossier si connus, puis cliquer sur « Créer le projet et préparer ».
À vérifier : Un dossier « En formation » est ouvert sans SIREN. Le projet, le formulaire et la future mission partagent ce dossier. Les informations proposées restent à confirmer ; le porteur n’est pas automatiquement déclaré dirigeant ou associé.
Étape 5 sur 12 · Projet de création → Formulaire et Pièces cabinet
Préparer le formulaire et les pièces
Depuis « Projet et mission », utiliser « Préparer le formulaire ». Compléter les informations connues, puis attendre la confirmation de sauvegarde. Dans « Pièces cabinet », déposer les documents reçus au cabinet sur l’exigence concernée. Après le début des réponses du client, ne pas remplacer son travail par un préremplissage.
À vérifier : Le formulaire vise la nouvelle société. L’identité, le capital et le siège de la société mère ne sont pas recopiés comme ceux de la filiale ; les pièces conservent leur origine et leur version.
Étape 6 sur 12 · Projet de création → Projet et mission → Mission de création
Démarrer la mission de création
Choisir le type de mission juridique ponctuelle, le manager responsable et le chargé de dossier, puis cliquer sur « Démarrer la mission ». Utiliser ensuite « Ouvrir la mission » pour suivre les travaux. Ce démarrage est possible avant le retour du formulaire et avant l’attribution du SIREN.
À vérifier : La mission est rattachée au dossier en formation. Son démarrage n’accepte pas un prix et ne lève pas à lui seul le contrôle commercial de facturation.
Étape 7 sur 12 · Projet de création → Partage
Partager le formulaire avec le porteur
Choisir le modèle, renseigner le destinataire et relire l’aperçu avant l’envoi explicite. Vous pouvez aussi utiliser « Copier le lien uniquement », puis le partager par le canal convenu. Le guide « Invitations » détaille ces actions.
À vérifier : Créer le projet n’envoie aucun email. Le destinataire, le lien courant et l’échéance sont vérifiés ; l’envoi nécessite les habilitations et un expéditeur configuré.
Étape 8 sur 12 · Formulaire personnel du client
Accompagner le client jusqu’à la transmission
Le client peut répondre en plusieurs fois, joindre ses pièces, signaler les points à discuter puis relire le récapitulatif. Lui demander de transmettre le formulaire une fois prêt : une sauvegarde seule ne le transmet pas.
À vérifier : Le projet indique que les informations ont été reçues. Les réponses et pièces attendent encore l’examen du cabinet.
Étape 9 sur 12 · Projet de création → Dossier → Revue cabinet
Examiner les réponses et l’accord commercial
Utiliser « Examiner les réponses », comparer les réponses avec les données existantes et sélectionner les informations à adopter. Vérifier les personnes et leurs rôles, traiter les points de revue et classer les pièces choisies. Faire enregistrer l’accord commercial et ses preuves par le responsable habilité. Le guide « Relire une création » détaille cette revue.
À vérifier : Les données et pièces sont relues. Un tarif catalogue, une pièce déposée ou un formulaire transmis ne vaut pas accord commercial.
Étape 10 sur 12 · Projet de création → Projet et mission → INPI et immatriculation
Rapprocher la formalité INPI puis confirmer l’immatriculation
Ouvrir « Rapprocher la formalité », rechercher par nom, SIREN ou référence INPI, puis choisir « Comparer ». Vérifier qu’il s’agit de la même société, cocher la confirmation, renseigner le motif et utiliser « Rattacher au dossier ». Lorsque la formalité est validée et qu’un SIREN valide est disponible, utiliser « Comparer et confirmer l’immatriculation ». Ces décisions nécessitent un manager ou propriétaire habilité aux formalités.
À vérifier : Le rapprochement est possible avant l’attribution du SIREN. Le rattachement seul ne confirme pas l’immatriculation ; la confirmation complète le même dossier. Ce parcours ne dépose pas la formalité à l’INPI et ne signe pas les actes.
Vérification de vos accès…
Étape 11 sur 12 · Revue cabinet → Suite du projet
Activer le dossier lorsque les étapes sont réunies
Un responsable habilité à facturer vérifie l’immatriculation confirmée, la revue courante et l’accord prouvé. Il renseigne le motif, confirme et choisit « Activer le dossier client ». Si une étape manque, suivre le motif de blocage affiché.
À vérifier : Le dossier, sa mission, ses documents et son historique sont conservés. L’activation et l’émission d’une facture sont des actions distinctes.
Étape 12 sur 12 · Clients → périmètre de la liste
Retrouver les sociétés en formation dans la liste clients
Choisir « En formation » pour ne voir que les sociétés en cours de formation, « Hors formation » pour les exclure, ou « Tous » pour afficher l’ensemble. Repérer le badge « En formation » près du nom : en l’absence de SIREN, la ligne affiche « Non attribué ». Depuis la fiche, ouvrir le projet, la mission et le suivi INPI.
À vérifier : Le périmètre « Actifs » peut masquer un nouveau dossier encore inactif. Après confirmation de l’immatriculation, la société conserve son dossier et quitte le périmètre « En formation ».
Vérification de vos accès…
Mission, immatriculation et facturation : les décisions à distinguer
La création du projet ouvre un dossier en formation. Préparer ou transmettre le formulaire, démarrer la mission et rattacher une formalité n’émet aucune facture. L’accord commercial prouvé peut lever le verrou de création de la mission ; les autres contrôles restent applicables. Le fait qu’une société mère porte le projet n’autorise pas automatiquement une facturation à son nom.
À expliquer au client
Quelques repères simples pour l’accompagner dans son formulaire.
- Vous pouvez avancer en plusieurs fois. Avant de fermer, vérifiez que vos réponses sont bien enregistrées.
- Une information vous manque ? Indiquez le point à discuter ; le cabinet vous aidera à le préciser.
- Après avoir relu le récapitulatif, transmettez le formulaire. Cette transmission ne signe pas les actes et ne vaut pas acceptation d’un prix.
En cas de blocage
Je ne retrouve pas la nouvelle société dans Clients
Passer du périmètre « Actifs » à « En formation » ou « Tous ». Reprendre aussi le projet depuis son prospect, sa personne physique ou la société mère, puis utiliser « Dossier » ou « Ouvrir le dossier ».
La mission ne peut pas démarrer
Vérifier le type juridique ponctuel, son workflow actif, le manager et le chargé de dossier dans « Projet et mission ». Faire corriger la configuration par le responsable. Reprendre le même projet ; ne pas créer un second dossier.
Je ne vois pas Partage ou les actions INPI
Faire vérifier vos habilitations par le responsable : le partage utilise les accès de communication ; le rapprochement et la confirmation INPI nécessitent un manager ou propriétaire habilité aux formalités.
Aucune formalité INPI ne correspond
Faire vérifier la synchronisation INPI du cabinet, puis rechercher la référence exacte. Ne pas rattacher une autre formalité sur la seule ressemblance du nom. Continuer la préparation du même projet en attendant.
Le client ne sait pas répondre, ou le lien est expiré
Le client peut signaler un point à discuter et poursuivre. Pour un lien inactif, reprendre le projet et renouveler le lien ; pour une collecte déjà transmise, utiliser la demande de complément. Partager ensuite le lien courant.
Les dates, la DNC ou l’option IR restent à vérifier
Examiner ces choix et les justificatifs pendant la revue. La transmission du formulaire ne réalise ni le dépôt INPI, ni la signature des actes, ni l’activation d’une option fiscale.
Contrôle de fin
- Bon point de départ choisi : prospect, personne physique ou société mère.
- Projet existant repris ou nouveau dossier en formation identifié, sans doublon.
- Manager, chargé de dossier et mission configurés ; démarrage vérifié.
- Formulaire préparé, destinataire vérifié et partage effectué explicitement.
- Réponses et pièces examinées ; accord, immatriculation et activation vérifiés séparément.
- Dossier retrouvé grâce au badge et au périmètre « En formation ».
Ces repères de lecture ne valident aucune étape dans votre dossier.