Parcours existant · code vérifié
Parcours présent dans le code relu. Vérifiez la version disponible et vos habilitations dans votre environnement ; cette aide ne confirme pas un déploiement.
Avant de commencer
Pour qui : Collaborateur autorisé sur le formulaire et habilité Communication ; administrateur pour la configuration d’envoi.
- Retrouver le formulaire de création et vérifier que son lien est actif, non expiré et non révoqué.
- Pour envoyer un email, disposer d’un expéditeur configuré et d’une adresse publique HTTPS de l’application.
Le circuit en un regard
- 1Modèle
Message de cette invitation
- 2Destinataire
Une personne choisie
- 3Aperçu
Lien et échéance relus
- 4Envoi explicite
Demande programmée
- 5Preuve
État et historique
Étape 1 sur 5 · Projet de création → Partage → Modèle cabinet
Choisir puis personnaliser le modèle
Choisir le modèle création ou un modèle manuel Mailing proposé. Adapter l’objet et le message : ces changements concernent cette invitation, sans modifier le modèle du cabinet. Les modèles Mailing sont repris en texte.
À vérifier : Le message est compréhensible et ne contient pas de variable inconnue.
Vérification de vos accès…
Étape 2 sur 5 · Partage → Destinataire de cette invitation
Choisir explicitement le destinataire
Renseigner une seule adresse, sans copie. Si une adresse est proposée, la vérifier avant de choisir de l’utiliser. Le lien donne accès aux informations de ce formulaire.
À vérifier : Le destinataire choisi est bien la personne attendue ; aucune proposition n’a été acceptée par défaut.
Étape 3 sur 5 · Partage → Aperçu
Relire l’aperçu et l’adresse du lien
Contrôler l’expéditeur, le destinataire, l’objet, le message, le lien et l’échéance. Les variables reconnues sont {{cabinet.nom}}, {{projet.nom}}, {{destinataire.email}}, {{date_expiration}} et {{lien}}. Le lien et l’échéance sont ajoutés systématiquement. Après une modification, refaire l’aperçu.
À vérifier : Le lien vise l’application publique du cabinet et le formulaire courant ; l’aperçu n’envoie rien.
Étape 4 sur 5 · Partage
Confirmer l’envoi ou copier le lien uniquement
Confirmer l’envoi après relecture. Une demande programmée est en attente de traitement : elle n’est pas encore envoyée. Si vous utilisez « Copier le lien uniquement », partager ensuite le lien par le canal convenu et vérifier qu’il est accessible au destinataire.
À vérifier : La copie seule ne change pas le statut d’envoi. Un lien pointant vers votre machine locale n’est pas un lien public.
Étape 5 sur 5 · Partage → Historique des invitations
Vérifier l’état avant toute reprise
Relire le résultat et la preuve disponibles. Après un échec connu, utiliser la reprise proposée sur la demande existante. En cas d’envoi incertain, faire vérifier l’état auprès du fournisseur avant de créer une nouvelle invitation ; certaines reprises restent bloquées.
À vérifier : Une perte de réponse ne prouve pas un échec. L’historique conserve les demandes et leurs états.
Ce que fait l’envoi
L’aperçu et la copie n’envoient rien. La confirmation programme un email, puis son statut suit le résultat du fournisseur. Aucune facture n’est créée par cette invitation.
À expliquer au client
Quelques repères simples pour l’accompagner dans son formulaire.
- Le lien reçu vous permet de reprendre le formulaire de votre projet. Gardez-le pour vous et contactez le cabinet s’il ne fonctionne plus.
- Vous pouvez enregistrer vos réponses puis revenir compléter les éléments manquants avant transmission.
En cas de blocage
L’adresse publique est absente ou refusée
Faire configurer PUBLIC_APP_URL dans l’environnement serveur Convex : uniquement l’origine HTTPS publique de l’application, sans chemin /formulaire, paramètres ou fragment. Les adresses locales, IP et ports non standards sont refusés pour les emails. Ce réglage n’est pas déduit du navigateur.
L’expéditeur ou le mode d’envoi bloque la demande
Faire vérifier le fournisseur, ses identifiants, l’expéditeur et le mode d’automatisation par l’administrateur. Ne pas activer l’envoi réel uniquement pour essayer un guide.
Le lien est expiré, révoqué ou le formulaire déjà transmis
Reprendre le formulaire existant avec le responsable. Renouveler l’accès ou demander un complément selon le besoin, puis utiliser le lien courant ; l’ancienne invitation reste dans l’historique.
Office 365 affiche un état incertain
Faire contrôler l’envoi chez le fournisseur. L’application ne rejoue pas automatiquement un appel Office 365 incertain et ne propose pas de marquage manuel « envoyé » pour le contourner.
Une variable du modèle n’est pas reconnue
Remplacer la variable par un texte relu ou une variable prise en charge, puis refaire l’aperçu. La personnalisation ne modifie pas la campagne modèle.
Contrôle de fin
- Destinataire choisi et expéditeur vérifié.
- Origine publique, lien courant et échéance relus.
- Dernier aperçu validé avant confirmation.
- Programmation, acceptation fournisseur et réception distinguées.
Ces repères de lecture ne valident aucune étape dans votre dossier.