Parcours existant · code vérifié
Parcours existant dans le code vérifié. Les actions accessibles dépendent de vos habilitations et des connecteurs du cabinet.
Avant de commencer
Pour qui : Chargé de dossier pour la saisie ; manager ou propriétaire pour l’action de refacturation affichée.
- Retrouver le client et, si possible, la mission concernée.
- Disposer du montant, de la date, du fournisseur et du justificatif.
Le circuit en un regard
- 1
Dépense
Date et justificatif
- 2
Rattachement
Client et mission
- 3
Refacturation
Ligne à traiter
- 4
Facture client
Émission à vérifier
Étape 1 sur 4 · Fiche client · Facturation, ou fiche mission · Frais avancés
Saisir le frais dans son contexte
Ouvrir « Ajouter un frais ». Renseigner les informations de la dépense et joindre son justificatif ; vérifier le client et la mission avant l’enregistrement.
À vérifier : Le frais est visible dans le bon dossier avec son justificatif.
Vérification de vos accès…
Étape 2 sur 4 · Frais avancés et Formalités INPI
Rechercher un frais déjà importé
Pour un reçu INPI, ouvrir « Paniers et remboursements » dans la formalité et faire qualifier le paiement ou rapprocher son ancien frais. Ne pas saisir à nouveau une dépense déjà couverte par ce registre.
À vérifier : Chaque dépense est suivie une seule fois.
Vérification de vos accès…
Étape 3 sur 4 · Frais avancés · Préparation
Faire contrôler la refacturation
Choisir le client puis les frais proposés. La personne habilitée relit les justificatifs, le montant source, la majoration éventuelle et les groupes de TVA avant de confirmer la préparation.
À vérifier : Les lignes créées sont retrouvées dans Facturation.
Vérification de vos accès…
Étape 4 sur 4 · Facturation et Contrôle brouillons
Retrouver la preuve côté client
Vérifier la facture portant le frais et son état. Contrôler séparément la comptabilisation fournisseur si elle est nécessaire.
À vérifier : Le justificatif fournisseur et la facture client sont tous deux identifiés.
Vérification de vos accès…
Ce qui déclenche une facture
« Ajouter un frais » enregistre une dépense. « Refacturer » prépare des lignes de facturation ; il faut encore suivre la facture client jusqu’à son émission. La comptabilisation fournisseur ne remplace pas cette étape.
En cas de blocage
Justificatif manquant
Obtenir la pièce puis la rattacher au frais concerné avant le contrôle. Ne pas présenter un frais sans pièce comme entièrement vérifié.
Frais tardif ou remboursement
Faire examiner le complément ou la correction par la facturation avec la facture initiale. Ne pas modifier un montant déjà couvert sans conserver la preuve de l’ajustement.
Contrôle de fin
- Client, mission, montant et justificatif vérifiés.
- Aucun doublon avec les frais importés.
- Refacturation client et comptabilisation fournisseur suivies séparément.
Ces repères de lecture ne valident aucune étape dans votre dossier.