Parcours existant · code vérifié
Parcours intégré au code et testé avec les sorties réseau simulées. Sa disponibilité dépend du déploiement et du mode d’exploitation ; consulter cette aide ne change aucun réglage.
Avant de commencer
Pour qui : Propriétaire du cabinet habilité à facturer pour la programmation ; équipe habilitée pour le contrôle des résultats.
- Relire contrats, périodes, remises et échéances en retard dans Forfaits clients.
- Vérifier les prérequis affichés : connexion et copie Pennylane récente, références client et produits, protections contre les doublons.
- En environnement local, conserver le coupe-circuit désactivé. Enregistrer une programmation ne met pas l’environnement en mode réel et n’active pas, à lui seul, le mode automatique du cabinet.
Trois niveaux au choix
- 1Préparer
Lignes locales à contrôler
- 2Brouillons
Création dans Pennylane
- 3Finaliser
Factures définitives
Étape 1 sur 6 · Forfaits clients et Lettres de mission
Vérifier le contrat applicable et les changements à venir
Comparer les échéances, les remises datées et la version du contrat. Pour une LDM ou un avenant à date future, relire le récapitulatif puis demander explicitement l’activation : la demande est programmée, la version actuelle reste applicable jusque-là. Retrouver le bandeau de programmation sur la lettre ; « Annuler la programmation » permet de retirer la demande. Une modification du brouillon invalide sa programmation.
À vérifier : La date d’effet est correcte et les échéances antérieures sont traitées. Une demande bloquée affiche un motif et n’a pas activé partiellement le contrat.
Vérification de vos accès…
Étape 2 sur 6 · Paramètres → Facturation → Émission des forfaits → Programmation du cabinet
Choisir le niveau et l’heure de Paris
Le propriétaire habilité à facturer choisit « Heure de Paris » et « Action à l’échéance », puis « Enregistrer la programmation ». Relire les prérequis, les périodes et les limites de l’aperçu avant d’activer le mode automatique. Une programmation enregistrée s’applique lorsque le mode automatique du cabinet est actif et que l’environnement autorise les automatismes réels.
À vérifier : L’heure suit Europe/Paris et les changements été/hiver. Après un passage déjà exécuté, modifier le réglage ne provoque pas un deuxième passage le même jour. L’aperçu des forfaits ne représente pas nécessairement toutes les autres lignes prêtes à envoyer.
Vérification de vos accès…
Étape 3 sur 6 · Action à l’échéance → Préparer pour contrôle
Garder le contrôle humain avec « Préparer pour contrôle »
Choisir ce niveau pour préparer les forfaits dus en lignes locales. L’équipe contrôle ensuite la préparation et décide de l’envoi depuis Facturation. Ce niveau ne crée pas automatiquement de facture dans Pennylane.
À vérifier : Les lignes locales attendues ou leurs blocages sont retrouvés ; leur préparation ne constitue pas une preuve d’émission.
Vérification de vos accès…
Étape 4 sur 6 · Action à l’échéance → Créer des brouillons Pennylane
Automatiser la création de brouillons Pennylane
Choisir ce niveau pour envoyer automatiquement les lignes éligibles en brouillons Pennylane. Le regroupement respecte les préférences du client, avec le social séparé. Les actes, temps et frais doivent déjà avoir leurs validations métier ; un acte à valider n’est pas approuvé par l’automatisme. Contrôler ensuite les brouillons avant leur finalisation.
À vérifier : Retrouver le brouillon et ses lignes dans le contrôle. Un brouillon créé n’est pas une facture définitive.
Vérification de vos accès…
Étape 5 sur 6 · Action à l’échéance → Finaliser les factures Pennylane
Autoriser explicitement les factures définitives
Choisir ce niveau uniquement si le cabinet veut confier la finalisation des lignes éligibles à l’automatisme. Cocher l’autorisation de création automatique de factures définitives, puis enregistrer. À l’exécution, droits, données financières, preuve commerciale, verrous et doublons sont à nouveau contrôlés avant l’envoi.
À vérifier : Ce niveau peut réellement émettre une facture définitive sans nouvelle confirmation humaine à chaque passage. Vérifier la référence et l’état retournés dans Pennylane ; ne pas confondre émission, envoi d’un email et paiement.
Vérification de vos accès…
Étape 6 sur 6 · Facturation, Contrôle brouillons et outils sources
Contrôler les résultats et reprendre les exceptions
Rapprocher chaque résultat du niveau choisi : ligne locale, brouillon ou facture définitive. Lire les blocages et vérifier Pennylane avant toute reprise. Si une réponse réseau est incertaine, la ligne reste retenue pour contrôle et n’est pas renvoyée aveuglément. Pour arrêter les prochains envois automatiques, le propriétaire utilise « Repasser en manuel » ; cela n’annule aucune facture déjà créée.
À vérifier : Chaque montant est justifié par ses sources. Une transmission sans réponse confirmée n’est ni une preuve d’échec ni une raison de recréer la facture.
Vérification de vos accès…
Ce que chaque niveau déclenche
Préparer crée des lignes locales ; Brouillons crée des brouillons Pennylane ; Finaliser peut créer des factures définitives. Les deux niveaux d’envoi peuvent inclure les autres lignes prêtes et autorisées, en plus des forfaits. Le réglage seul ne déclenche pas le mode réel. Les coûts avancés et les paiements INPI ne sont jamais ajoutés une seconde fois aux lignes de refacturation.
En cas de blocage
La programmation est enregistrée mais rien ne part
Vérifier le mode automatique du cabinet, le prochain créneau Paris, les prérequis et les droits du propriétaire qui a autorisé la programmation. Le coupe-circuit local reste désactivé : ne pas ouvrir le mode réel pour tester un guide. L’administrateur contrôle séparément le déploiement et le mode d’exploitation.
Les réglages ont changé pendant ma lecture
Recharger l’aperçu, relire la nouvelle configuration puis recommencer la décision. Une version obsolète est refusée pour ne pas écraser un autre réglage.
Le relevé Pennylane est ancien ou le lot trop volumineux
Actualiser la copie Pennylane et examiner les lignes dans l’atelier. Une lecture tronquée ou un rapprochement partiel n’établit pas que toutes les obligations sont déjà facturées. Les contrôles peuvent retenir le lot plutôt que l’envoyer partiellement sans justification.
L’envoi a échoué ou sa réponse est incertaine
Avant envoi, un échec peut remettre les lignes à l’état prêt sans relance immédiate. Après une réponse perdue, contrôler le fournisseur et le motif de retenue avec le responsable ; ne pas dupliquer ni forcer un nouveau départ. Le retour au manuel ne rappelle pas un appel déjà parti.
Une activation future de LDM est bloquée
Ouvrir la lettre et lire « Activation à reprendre ». Vérifier version, date, habilitations et échéances antérieures ; corriger la cause puis relire le récapitulatif avant une nouvelle demande. La version contractuelle actuelle reste en place tant que l’activation n’a pas abouti.
Contrôle de fin
- Contrat et date d’effet relus.
- Niveau, heure de Paris et portée des lignes compris.
- Prérequis et autorisation du propriétaire vérifiés.
- Résultats confirmés dans la source, blocages ou réponses incertaines conservés pour contrôle.
Ces repères de lecture ne valident aucune étape dans votre dossier.