Parcours existant · code vérifié
Parcours présent dans le code après réalisation. La recette sur l'environnement cible et le déploiement de production restent à confirmer.
Avant de commencer
Pour qui : Membres autorisés à consulter le dossier ; chaque utilisateur connecte sa propre messagerie Microsoft.
- Ouvrir une fiche client à laquelle vous avez accès.
- Disposer d'une adresse email client ou d'une personne active liée au dossier ; compléter la fiche si l'adresse manque.
- Pour une recherche, connecter sa messagerie Microsoft avec la même adresse que son compte Nexfin.
Le circuit en un regard
- 1
Fiche client
Journal → Emails
- 2
Contacts
Société et personnes actives
- 3
Recherche
Boîte et filtres Outlook
- 4
Aperçu
Lecture privée contrôlée
- 5
Dossier
Copie, pièces jointes et suivi
Étape 1 sur 6 · Fiche client → Journal → Emails
Ouvrir l'espace Emails du dossier
Consulter les emails déjà épinglés, affichés par défaut. Pour retrouver un nouvel échange, choisir Rechercher Outlook.
À vérifier : La liste Épinglés concerne les copies conservées dans le dossier et ne prétend pas représenter toute la boîte Outlook.
Vérification de vos accès…
Étape 2 sur 6 · Emails → Rechercher Outlook
Choisir les adresses du dossier
Sélectionner l'adresse de la société et, si nécessaire, les adresses des personnes actives liées au client. Si une adresse manque, compléter d'abord la fiche client ou la fiche personne.
À vérifier : Les adresses proposées viennent des fiches du dossier ; une adresse saisie librement ne permet pas d'élargir la recherche.
Étape 3 sur 6 · Recherche Outlook
Lancer une recherche ciblée
Cliquer sur Connecter ma messagerie si nécessaire. Votre adresse Microsoft est reconnue automatiquement. Renseigner ensuite les dates, l’objet ou le contenu, le sens reçus/envoyés et la présence de pièces jointes. Les journées indiquées sont incluses.
À vérifier : Jusqu'à 100 résultats sont affichés. Si trop de résultats sont trouvés, affiner la période, l'objet ou le contenu, le sens ou les pièces jointes avant de conclure qu'un échange est absent.
Étape 4 sur 6 · Résultats → Aperçu
Lire l'aperçu privé
Ouvrir le message pour vérifier les participants, l'objet, les dates, le contenu et les pièces jointes. L'aperçu reste privé et n'envoie aucun email.
À vérifier : Un message dont les participants ne correspondent plus aux contacts autorisés ne peut pas être ouvert, même s'il apparaissait dans les résultats.
Étape 5 sur 6 · Aperçu du message → Épingler
Épingler la preuve dans le dossier
Épingler le message après contrôle. Le texte du message est conservé dans le dossier ; ses pièces jointes restent dans Outlook (« Ouvrir dans Outlook »). Pour partager une pièce à l’équipe ou la garder en preuve, cliquer « Conserver dans le dossier » (10 Mo au plus) : elle est alors copiée sur le serveur, une seule fois même si plusieurs emails la contiennent.
À vérifier : Un message déjà épinglé est signalé comme tel et n'est pas copié une seconde fois. Seule la personne qui a épinglé l’email peut conserver ses pièces jointes (elles sont dans sa boîte Microsoft).
Étape 6 sur 6 · Emails → Épinglés
Annoter et suivre le traitement
Ajouter un commentaire interne sans envoi, puis passer le statut à À suivre ou Traité. Désépingler retire l'email de la liste active et SUPPRIME du serveur les pièces jointes conservées ; le texte et les commentaires restent pour une éventuelle réactivation. Outlook n'est jamais modifié.
À vérifier : Le statut et les commentaires décrivent le suivi interne du dossier, pas l'état d'envoi ou de réponse dans Outlook.
Ce qui déclenche une facture
La consultation, la recherche, l'aperçu, les commentaires et les statuts ne déclenchent aucun envoi ni aucune facture. Épingler sauvegarde le texte de l’email dans le dossier autorisé ; seules les pièces « conservées » sont copiées, et désépingler les supprime du serveur — jamais dans Outlook.
En cas de blocage
Ma messagerie n’est pas connectée
Cliquer sur Connecter ma messagerie et utiliser le compte Microsoft correspondant à votre adresse Nexfin. Si Microsoft refuse le consentement, demander à l’administrateur de vérifier les permissions déléguées User.Read et Mail.Read et l’URL de retour de l’application.
Les droits Exchange sont insuffisants
Contacter l'administrateur Microsoft du cabinet pour faire vérifier les droits Exchange nécessaires à la lecture des messages.
Trop de résultats ou résultat manquant
Resserrer les journées incluses et ajouter un filtre d'objet/contenu, de sens ou de pièce jointe. Au-delà de 100 résultats, affiner la recherche.
Adresse ou pièce jointe manquante
Compléter la fiche client ou la personne active, puis relancer la recherche. Pour une pièce jointe refusée, consulter le message dans Outlook selon les procédures du cabinet.
Contrôle de fin
- Fiche client et contacts actifs vérifiés.
- Boîte cabinet et autorisation nominative contrôlées.
- Période, contenu, sens et pièces jointes adaptés au besoin.
- Avertissement de troncature traité avant de conclure.
- Aperçu contrôlé avant épinglage ; statut et commentaire internes renseignés.
Ces repères de lecture ne valident aucune étape dans votre dossier.